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Procedimiento

El derecho de acceso a los ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado viene consagrado en el artículo 104 de nuestra Constitución y desarrollado por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Dicho derecho, así como los de información, rectificación y cancelación, son derechos personalísimos independientes, de tal forma que el ejercicio de uno no es requisito para el otro, estando regulados en su aspecto material por la Ley Orgánica citada, cuyo desarrollo se complementa por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, en su aspecto de fondo y que ha sido desarrollado en el formal por la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de datos (BOE núm. 25 de 29-01-1998).
El derecho de información está recogido en el artículo 5 de la Ley Orgánica con la salvedad que tienen las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, recogida en el artículo 22, de obtener datos sin consentimiento del afectado.
El derecho de acceso a que se refiere el artículo 15 de la Ley Orgánica, sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el afectado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrá ejercitarlo antes; siendo un derecho personalísimo se ejercerá por petición dirigida al responsable del fichero con medio que garantice su identificación.
El afectado podrá optar para su consulta:
- Visualización en pantalla.
- Escrito, copia o fotocopia remitida por correo.
- Telecopia.
- Cualquier otro procedimiento que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero ofrecido por el responsable del mismo.
La petición se resolverá en el plazo de un mes desde la solicitud. Transcurrido este plazo sin que se responda de forma expresa, ésta podrá entenderse desestimada a los efectos del artículo 18.1 de la referida Ley Orgánica. Si las causas de denegación son las contenidas en los apartados 2, 3 y 4 del artículo 22 de la Ley Orgánica 15/1999 (peligro para la seguridad, infracciones penales, etc.) cabe el recurso indirecto del artículo 23.3 ante la Agencia de Protección de Datos.
Obtenido el acceso tendrá un plazo de diez días para realizarlo por el medio deseado.
Los requisitos formales para ejercer el derecho de acceso son:
- Instancia de solicitud dirigida al responsable del fichero en la que se hagan constar los datos personales del solicitante.
- Domicilio a efectos de notificación.
- Fotocopia de DNI/ NIE o pasaporte en vigor, salvo que se haya prestado consentimiento para verificar los datos de identidad. Para los extranjeros que carezcan de NIE, fotocopia del Pasaporte en vigor.
- En caso de actuar a través de representante legal, poder de representación específico para el ejercicio del derecho de acceso.
En el caso de que no se disponga de datos de carácter personal, deberá igualmente comunicarlo el responsable del fichero al interesado.
Los derechos de cancelación y rectificación se ejercitarán si los datos de carácter personal del afectado son inexactos o incompletos, pudiendo solicitar la rectificación y, en su caso, la cancelación si lo estimase por haber pasado el tiempo de prescripción o hubiera sobreseimiento de la causa, etc., o estuviese la cancelación motivada por los mismos supuestos que la rectificación.
Dichos derechos se harán efectivos por el responsable del fichero en los diez días siguientes a la recepción. En la solicitud del derecho de rectificación deberá indicar qué datos son erróneos y la corrección que deberá efectuarse con la documentación justificativa. Igualmente, en la solicitud de cancelación deberá acompañar documentación justificativa del dato o datos que pretende cancelar.
Se considerarán antecedentes desfavorables de carácter policial los derivados de hechos tipificados en el vigente Código Penal como delitos o faltas, y que hayan dado origen a la instrucción de diligencias remitidas a la Autoridad Judicial.
Estos antecedentes serán susceptibles de cancelación y/o anulación, con arreglo a las siguientes normas:
- Cancelación de oficio: Se tendrán en cuenta los plazos de prescripción de responsabilidad penal establecidos en el Código Penal.
- Cancelación a instancia de parte: Se decretará en aquellos casos en que la Autoridad Judicial dicte sentencia condenatoria contra el solicitante, siendo preceptiva para llevarse a efecto, la previa cancelación de los antecedentes penales derivados de dicha sentencia, en el Registro Central de Penados y Rebeldes del Ministerio de Justicia.
- Anulación: Procederá en todos los casos en los que la resolución adoptada por la Autoridad Judicial sea de absolución, sobreseimiento o archivo.
  Asimismo se decretará la anulación en los casos en que, aun siendo la sentencia judicial condenatoria, hayan transcurrido cinco años, a contar desde la fecha de remisión definitiva de la pena impuesta, sin que se hayan incorporado nuevos datos desfavorables al expediente personal del solicitante.

Se denegará la cancelación, aun cumplimentados los trámites establecidos en los párrafos anteriores, cuando el certificado de antecedentes penales no es negativo o esté pendiente de juicio, cuando el solicitante se encuentre cumpliendo el plazo de suspensión de condena impuesta por la Autoridad Judicial o tenga otras responsabilidades pendientes, judiciales o administrativas, cuando tenga antecedentes policiales sin cancelar en alguno de los ficheros de cualquier Fuerza o Cuerpo de Seguridad o en virtud de las excepciones del artículo 23 de la Ley Orgánica 15/1999. En la comunicación al interesado, se hará constar los motivos por los que se le deniega, recursos y plazos que le asisten según la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Los requisitos formales de los derechos de rectificación y cancelación exigidos son:
- Instancia de solicitud en la que se hagan constar los datos de filiación completos, el domicilio actual y en el caso de que se pretenda una cancelación y/o anulación parciales, el antecedente concreto a que se refiera la solicitud.
- Fotocopia de DNI/NIE o pasaporte en vigor, salvo que se haya prestado consentimiento para verificar los datos de identidad. Para los extranjeros que carezcan de NIE, fotocopia del Pasaporte en vigor.
- Certificado de las Autoridades Judiciales correspondientes, acreditando la resolución adoptada respecto al antecedente o antecedentes que se desean cancelar y/o anular.
- En el caso de sanciones administrativas, certificación que acredite el pago efectivo de la multa o estar exento de responsabilidad por los hechos que motivaron los antecedentes.
- En caso de actuar a través de representante legal, poder de representación específico para el ejercicio del derecho de cancelación.
- Autorización para obtener el certificado de antecedentes penales en el Registro de Penados y Rebeldes del Ministerio de Justicia.
Para el ejercicio de los derechos enumerados anteriormente, al amparo de la Ley Orgánica 15/1999 y el Real Decreto que la desarrolla, necesitan invocar en su solicitud el fichero o ficheros sobre los que se ejercerá el derecho o derechos, dado que el Archivo Central de la Policía sólo gestiona competencias sobre el denominado "PERPOL" PERSONAS DE INTERÉS POLICIAL. Sólo cuando se refiere a este fichero, la instancia deberá ser presentada en las Comisarías, Registros del Cuerpo Nacional de Policía o en el aludido Archivo, al que las remitirán las anteriores dependencias si las recibieran.
En el Cuerpo de la Guardia Civil estos antecedentes se recogen en el fichero "INTPOL", y la instancia o solicitud se dirigirá a la Unidad Técnica de Policía Judicial, de la Guardia Civil.